開篇說明

美國公司在跨境經(jīng)營、文件跨境提交、申請海外銀行賬戶或參與國際投標(biāo)時，經(jīng)常被要求提供經(jīng)過美國公證律師（Notary Public 或 Attorney Notary）辦理的公證文件。美國公證體系以各州法規(guī)為基礎(chǔ)，程序依賴州務(wù)卿（Secretary of State）監(jiān)管，屬于國際常用的公司認(rèn)證步驟。企業(yè)通常在文件需要進(jìn)一步獲得州務(wù)卿認(rèn)證（Apostille 或 Authentication）之前，必須先完成此類公證。該程序是美國公司認(rèn)證流程的重要組成部分，適用于公司章程、董事會決議、良好信譽(yù)證明、授權(quán)書、合同簽字等多類文件。

一、美國公證律師的法律基礎(chǔ)與監(jiān)管框架

美國公證制度依州法律設(shè)立，公證權(quán)限由各州州務(wù)卿頒發(fā)并監(jiān)督。不同州的法規(guī)存在差異，主要依據(jù)包括：

• 各州《Notary Public Act》或同類法規(guī)。例如：加利福尼亞政府法典第8200–8230條；紐約州執(zhí)行法典第130條。
• 美國《Hague Apostille Convention 1961》規(guī)則（適用于文件用于加入海牙公約國家）。
• 州務(wù)卿官方指引，例如加州 Secretary of State《Notary Public Handbook 2026》；德州 Secretary of State《Notary Public Educational Information》。

各州規(guī)定公證人的職責(zé)包括見證簽署、核實(shí)身份、記錄日志、完成宣誓、公證證明簽署等。根據(jù)各州公證法規(guī)，公證律師不得提供與事實(shí)不符的認(rèn)證，不得替代文件內(nèi)容的法律責(zé)任，僅確認(rèn)簽署行為的真實(shí)性。

二、美國公司認(rèn)證中適用的文件類型

跨境業(yè)務(wù)中常見需要美國公證律師公證的文件類別包括：

• 公司注冊文件：Articles of Incorporation、Articles of Organization。
• 良好信譽(yù)證明：Certificate of Good Standing（由州務(wù)卿簽發(fā)）。
• 董事會或成員決議：Corporate Resolution、Operating Agreement Amendment。
• 授權(quán)類文件：Power of Attorney、Authorized Signatory Statement。
• 合同類文件：Purchase Agreement、Service Agreement。
• 銀行開立賬戶所需聲明：Beneficial Ownership Document、Incumbency Certificate。

實(shí)踐中，境外機(jī)構(gòu)要求公證的原因包括身份核驗(yàn)要求、遵守反洗錢政策（如 FinCEN BOI 披露規(guī)定）、確保簽署行為合法有效等。

三、美國公證律師公證在公司認(rèn)證流程中的位置

企業(yè)在申請跨境使用的美國公司文件時，一般遵循以下順序：

步驟一：準(zhǔn)備需公證的公司文件

• 若為州務(wù)卿簽發(fā)文件，通常為原件；
• 若為公司自行出具的文件，一般需公司法定代表人或授權(quán)人簽署；
• 若需附加身份證明，通常包括護(hù)照或駕照（按各州要求）；
• 文件語言如非英文，部分州要求提供認(rèn)證翻譯。

步驟二：由美國公證律師完成公證行為
常見公證方式包括：

• 親自前往公證律師辦公室；
• 遠(yuǎn)程在線公證（Remote Online Notarization，RON）：
  多數(shù)州允許，通過視頻會議完成身份驗(yàn)證及簽署。依據(jù)各州《RON Act》或相關(guān)條例，如弗吉尼亞州 Code §47.1、德州 Government Code Chapter 406。
  RON 輸出為電子文件，國際接受度依據(jù)申請機(jī)構(gòu)要求。

步驟三：提交州務(wù)卿進(jìn)行認(rèn)證
類型分為兩類：

• Apostille：用于海牙公約國家；
• Authentication：用于未加入海牙公約國家（通常需送至美國國務(wù)院或外國領(lǐng)事館）。
  州務(wù)卿根據(jù)《Hague Convention》與各州認(rèn)證規(guī)則確認(rèn)公證律師資格、簽名與印章的有效性。

步驟四：如送往非海牙國家，繼續(xù)外交認(rèn)證
部分國家（如中國、阿聯(lián)酋）要求：

• 美國國務(wù)院 Authentications Office 再認(rèn)證；
• 外國駐美領(lǐng)事館進(jìn)行領(lǐng)事認(rèn)證。
  流程依據(jù)美國國務(wù)院《Authentication of Documents Guidelines》。

四、美國公證律師公證的實(shí)操流程

以下為典型執(zhí)行步驟：

1. 身份核驗(yàn)

   • 驗(yàn)證政府簽發(fā)身份證件。
   • RON 場景可能要求額外的知識驗(yàn)證（KBA）與數(shù)據(jù)庫比對（按如弗吉尼亞州電子公證法規(guī)規(guī)定）。

2. 評估文件是否適合公證

   • 公證人僅能公證簽名、宣誓或事實(shí)聲明，不負(fù)責(zé)審查法律內(nèi)容。
   • 若文件含未簽署部分或存在法律瑕疵，公證人需拒絕公證，基于州 Notary Handbook 的拒絕權(quán)限。

3. 確認(rèn)簽署行為

   • 見證簽名或進(jìn)行宣誓與聲明（Acknowledgment 或 Jurat）。
   • 文件類型決定采用哪種公證格式。

4. 

   完成公證證書

   • 包含州規(guī)定格式、日期、地點(diǎn)、公證人姓名、執(zhí)照編號、任期、印章。
   • 各州對公證章式樣與內(nèi)容均有明確規(guī)范。

5. 記錄日志（若州要求）

   • 包括文件類型、身份信息、簽署方式、費(fèi)用（部分州法規(guī)定取費(fèi)上限，如加州每份公證收費(fèi)上限為15美元，以最新版官方標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)）。

五、不同州公證要求的差異

由于各州法規(guī)不統(tǒng)一，實(shí)踐中存在以下差異：

• 線上公證是否允許：部分州允許永久性 RON（如德州、佛羅里達(dá)），部分州仍要求現(xiàn)場公證。
• 公證費(fèi)用上限：各州規(guī)定不同，應(yīng)以最新州務(wù)卿公布標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。
• 是否必須保留紙質(zhì)日志：加州要求紙質(zhì)日志，部分州允許電子日志。
• 公證語言要求：多數(shù)州只接受英文公證格式，若文件非英文需附翻譯件。

六、公證文件用于海外時的附加要求

在跨境用途上，不同國家機(jī)構(gòu)對美國公證文件的要求差異顯著：

情形一：用于海牙公約成員國

• 通常只需 Apostille。
• Apostille 驗(yàn)證公證人資格與州務(wù)卿簽名。
• 官方時間一般為1至14個工作日，以州務(wù)卿公布為準(zhǔn)。

情形二：用于非海牙公約國家

• 需 Authentication + 美國國務(wù)院認(rèn)證 + 目標(biāo)國領(lǐng)事館認(rèn)證。
• 美國國務(wù)院認(rèn)證時間根據(jù)2026年官方公布通常為3至6周，但可能因季節(jié)性積壓延長。

情形三：用于銀行開戶或金融機(jī)構(gòu)

• 機(jī)構(gòu)可能要求簽署人在美國境內(nèi)公證，不接受海外 RON。
• 部分銀行要求附加公司良好信譽(yù)證明（Good Standing）與公司章程副本。

七、公證律師公證在美國公司認(rèn)證流程中的作用價值

企業(yè)在進(jìn)行跨境合規(guī)項(xiàng)目前，通常需要通過公證律師完成的簽署認(rèn)證來滿足法律效力及國際認(rèn)可度的要求。其主要價值包括：

• 遵從身份驗(yàn)證要求
  多數(shù)海外機(jī)構(gòu)要求美國公司授權(quán)文件具備可驗(yàn)證的身份核驗(yàn)程序，而公證制度提供此類驗(yàn)證。

• 保障跨境文件的形式合法性
  美國公證律師確保簽署行為真實(shí)，是州務(wù)卿進(jìn)一步認(rèn)證的前置步驟。

• 滿足審計(jì)、金融監(jiān)管需求
  金融機(jī)構(gòu)（依據(jù)美國反洗錢法規(guī) 31 CFR Chapter X）經(jīng)常要求經(jīng)過公證的最終受益人或授權(quán)人聲明。

• 提升跨境使用的接受度
  經(jīng)公證后，再獲取 Apostille 或領(lǐng)事認(rèn)證，使文件可在多數(shù)司法轄區(qū)使用。

八、辦理美國公證律師公證的注意事項(xiàng)

企業(yè)在操作時通常關(guān)注以下事項(xiàng)：

• 所用文件必須為最終版本，不得含未填內(nèi)容或大幅度修改痕跡。
• 在線公證需確保合法州份提供服務(wù)，且使用經(jīng)州務(wù)卿批準(zhǔn)的平臺。
• 若文件用于中國大陸等非海牙公約國家，通常不能接受電子 Apostille，需紙質(zhì)版本。
• 時間規(guī)劃需考慮美國國務(wù)院認(rèn)證的排期波動。
• 若文件中涉及公司高管變更，應(yīng)同步核對公司在州務(wù)卿登記信息，避免因信息不一致被拒絕認(rèn)證。

九、相關(guān)官方來源示例（供參考）

以下官方信息為企業(yè)核實(shí)流程的重要來源（不同州需查閱對應(yīng)機(jī)構(gòu)）：

• 加利福尼亞州 Secretary of State《Notary Public Handbook 2026》
• 德克薩斯州 Secretary of State《Notary Public Educational Information》
• 美國國務(wù)院 Authentications Office 官方指南
• Hague Conference on Private International Law（Hague Apostille Convention）
• 各州州務(wù)卿對 Apostille 及 Authentication 的流程說明
• 美國 IRS 關(guān)于責(zé)任人信息與企業(yè)身份驗(yàn)證的公開要求（用于銀行開戶時的背景核驗(yàn)）